Selama beberapa ratus tahun terakhir, perpustakaan telah menjadi
terampil dengan adanya koleksi yang baik pengelolahannya dan membuat
orang lebih mudah menemukan dan menggunakannya. Perpustakaan juga
berperan untuk ide-ide penting, seperti kebebasan berekspersi dan
berpikir, kebebasan menerima informasi dan literatur lainnya (b.p)
translate by lamang.I. PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan
informasi aktual lainnya, yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin
menambah pengetahuan dari tulisan tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi
masyarakat bukan hanya menambah pengetahuan saja tetapi juga dapat
membantu mencipatakan teknologi sederhana di dalam melakukan
pekerjaannya.
Konsep perpustakaan yang komvensioanal seperti di atas telah berubah
secara dramatik pada beberapa tahun belakangan ini. Di negara-negara
yang sudah maju, informasi yang ada pada suatu perpustakaan dapat di
akses di rumah, di kantor, di ruang kuliah, atau di tempat-tempat lain,
dan pada waktu kapanpun kita mau. Hal ini dapat terjadi karena
perpustakaan konvensioanal, yang sebelumnya hanya merupakan tempat
penyimpanan buku-buku yang secara pasif menunggu pembaca, menjadi suatu
pusat informasi yang secara proaktif berada dimana-mana.
Berdasarkan visi perkembangan perpustakaan di Indonesia ke depan bahwa
yang menjadi acuan perkembangan perpustakaan adalah terciptanya jaringan
(Networking) antar perpustakaan, baik antar unit yang ada di Indonesia,
maupun akses kepada dunia global. Dan juga terciptannya konsep
perpustakaan yang baru, yaitu yang asalnya perpustakaan yang fasif,
terisolasi, dan tidak popular, menjadi suatu pusat informasi yang
bersifat proaktif, dapat menyediakan informasi global secara lengkap,
dan dibutuhkan oleh setiap orang. Ini pertanda bahwa pergeseran
nilai-nilai masyarakat dalam aktivitas kehidupannya semakin mengikuti
trend zaman, yang dibarengi dengan kemajuan teknologi dan ledakan
informasi yang semakin mengglobal.II. Pengertian
Penulis membagi beberapa pengertian TI, baik secara umum maupun secara
khusus agar dapat terperinci seperti yang disampaikan oleh, G.
Widiadnyana Merati (1997), bahwa teknologi informasi adalah teknologi
yang menyediakan wahana transportasi informasi sehingga informasi
tersebut dapat disalurkan dalam waktu yang cepat, tanpa mempermasalahkan
jarak tempu dan waktu, kepada jumlah alamat yang banyak, dengan akurasi
yang tinggi, serta modus yang interaktif. Perkembangan teknologi
informasi yang sedemikian majunya sekarang ini, tidak dapat dipisahkan
dari pesatnya perkembangan teknologi dan kecepatan perubahan yang
diakibatkannya, telah mempengaruhi seluruh kehidupan masyarakat.
Ray Pritherch (1995), dalam buku Harro’s Librarians’ Glossary E.d. 8,
menguraikan bahwa information technology: ageneral term to cover the
acquation, processing, storage and dissemination of information of all
types textual, numerical, graphical andsoud,- and in all application
areas e.g. bangking, bussines, science, technology- not just
libirarianship and information science. The term is restricted to sistem
dependent on amicroelectronics-based combination of komputing and
telecominications technology.
Sedangkan Sulistyo-Basuki (1998), memberikan batasan teknologi informasi
adalah aplikasi computer dan teknologi lain untuk pengadaan, penataan,
simpan, temu balik, (retrieval) dan penyebaran informasi. Adul Ma’in
juga memberikan pengertian tentang teknologi informasi adalah teknologi
yang digunakan untuk menyimpan, menghasilakn, mengolah, serta
menyebarkan informasi.
Lebih lanjut yang dikemukakan oleh Abd. Rahman Saleh, bahwa penerapan
teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin
penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan
perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja.
III. Sistem Komputer Otomasi Perpustakaan
a. Hardware
Hardware dalam bahasa Indonesia adalah perangkat keras yaitu suatu
sarana komputer yang terdiri dari input device, processingdevice, output
device, dan mass strorage sehingga perintah atau instruksi yang
diberikan kepadanya dapat terlaksana dengan baik sehingga mencapai hasil
yang diinginkan.
b. Sofware adalah merupakan perangkat lunak yang dijadikan oleh perangkat
keras dalam melaksanakan instruksi-instrusi untuk memerintah mesin
melakukan tugas tertentu. Lebih terperinci apa yang dinyatakan oleh
Saydan (1992), bahwa perangkat yang diperlukan dalam sistem pengolahan
data berupa instuksi, program, prosedur, metode kerja, dan lain-lain
sebagainya.
c. Brainware
Disamping ada perangkat keras dan lunak dalam sistem komputer otomasi
ada juga perangkat yang sangat berperanan di dalam mencapai suatu tujuan
sistem jaringan otomasi, yakni perangkat pemikir (Otak) yang lazim
disebut sumber daya manusia. Karena perangkat sumber daya manusialah
yang akan merencanakan, melaksanakan, mengndalikan, dan mengevaluasi
serta menindak lanjuti suatu program otomasi perpustakaan. Sebagaimana
yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian, bahwa komputer itu mesin
hitung-tik yang cepat, mahal, tetapi dungu, komputer dikatakan sebagai
alat yang dungu karena tidak mengambil keputusan, tidak dapat berpikir
seperti manusia. Adanya paradigma komputer ini, sehingga peranan manusia
dalam proses komputerisasi menjadi semakin penting dalam menggerakkan
seluruh fasilitas teknologi informasi.
d. Pedoman Standar
Jika kita ingin bekerja maksimal dan terarah untuk mencapai suatu tujuan
tertentu, maka perlu ada arah pandang tersendiri. Di dalam melaksanakan
kegiatan otomasi perpustakaan harus memiliki pedoman standar kerja
pengolahan yang jelas agar pelaksanaan pekerjaan terorganisir, terarah,
dan ada keseragaman kerja yang terpadu. Pedoman standar ini dibagi dua
macam, yaitu untuk pedoman standar pengolahan deskripsi bahan pustaka
secara manual, maka menggunakan Pedoman Katalogasi AACR2, ISBD(S) dan
peraturan katalogasi yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI.
Sedangkan pedoman standar untuk pengolahan deskripsi bahan pustaka yang
akan di otomatisasikan adalah menggunakan Pedoman IndoMARC.
e. Data dan Informasi
Data adalah suatu fakta atau keterangan yang benar dan nyata yang dapat
dijadikan dasar kajian. Sedangkan informasi adalah data yang telah
diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan
memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan
saat ini maupun saat mendatang (Gordon B. Davis, 1995). Namun yang
dimaksud data dan informasi dalam system otomasi perpustakaan adalah
segala bentuk yang dapat memberikan keterangan atau informasi kepada
pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan
dapat terpenuhi dengan menggunakan sarana yang ada di perpustakaan,.
Saran yang memiliki informasi dan paling banyak diperlukan di
perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka dalam bentuk buku, majalah,
surat kabar, jurnal, dan informasi-informasi terseleksi lainnya, baik
dalam bentuk manual (hardcopy) maupun elektronik (Rekaman).
f. Telekomunikasi
Fungsi telekomunikasi adalah untuk menghubungkan titik-titik lokasi
sehingga terjadi hubungan dan kemudahan menyalurkan informasi antar
titik-titik tersebut.
Dalam sistem otomasi perpustakaan yang berbentuk jaringan atau
menggunakan perangkat komputer secara multi user tentu harus di lengkapi
dengan sarana telekomunikasi yang memadai, agar proses akses dan
penyaluran data dari terminal ke terminal lainnya atau dari komputer
client ke komputer server.
Perangkat ini adalah sarana penghubung akses data baik antar ruangan
maupun ke tempat yang lebih jauh lagi. Sarana untuk komunikasi setiap
sistem telekomunikasi memiliki beberapa komponen yaitu :
1. Telepon
2. Radio
3. Pemancar (VSAT), Waplan
Sarana transmisi telekomunikasi ini yang akan menghubungkan data analog
ke data digital melalui komputer ke komputer lain, atau antara satu
wilayah ke wilayah lebih luas dengan istilah jaringan global informasi.
IV. Manfaat Teknologi Informasi di Perpustakaan
Manfaat penerapan teknologi informasi bagi pemakai perpustakaan menurut Henderson (1992) adalah :
1. Menyediakan akses yang cepat dan mudah pada informasi ;
2. Menyediakan akses jarak jauh bagi pemakai ;
3. Menyediakan akses 24 jam (bila TI dioperasikan atau jasa layanannya sudah dalam bentuk web browsher) bagi pemakai :
4. Menyediakan akses informasi yang tidak terbatas dari berbagai jenis sumber ;
5. Menyediakan informasi yang lebih mutakhir ;
6. Menyediakan informasi yang dapat digunakan secara luwe bagi pemakai sesuai dengan kebutuhannya ;
7. meningkatkan keluwesan , dan
8. Memudahkan informasi ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.
Lebih jauh Cohrane (1992), menyebutkan beberapa keuntungan teknologi informasi bagi perpustakaan sebagai berikut :
1. Memudahkan itegrasi berbagai kegiatan perpustakaan ;
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan ;
3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan ;
4. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (Repetitif) dan karenanya tidak menarik dan membosangkan
5. Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan.
6. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan
7. Dapat menghemat uang dan malahan menjadi menghasilakn uang, dan
8. Meningkatkan efesiensi.
Namun disis lain teknologi informasi memiliki kerugian/kelemahan atau
kendala dalam penerapannya di Indonesia, misalnya menyangkut biaya,
ketersediaan prasarana, seperti jaringan telekomunikasi, sikap pimpinan
yang kurang menyadari keberadaan komputer bagi perputakaan serta adanya
sikap gagap teknologi di kalangan pustakawan [GATEK].
V. Kegiatan Perpustakaan yang di Otomasikan
Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang
melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi
informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap
konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan
secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi
pengembangan sistem secara terpadu. Bambang Setiarso (1997), berpendapat
bahwa ada tiga fungsi utama dengan adanya sistem terpadu pada
perpustakaan yaitu, pengadaan bahan pustaka /informasi, pengolahan
informasi yang didapat , dan layanan informasi berupa sajian yang layak
dipakai. Selanjutnya ketiga fungsi tersebut diatas perlu ditunjang atau
didukung oleh administrasi, secara teknis dan penelitian/ pangembangan
yang mantap.
Dari batasan tersebut di atas penulis, menguraikan kegiatan-kegiatan
yang sangat perlu diotomatisasikan dalam pengelolaan perpustakaan:
a. Akuisisi
Bagian pengadaan di perpustakaan sering disebut akuisisi termasuk bagian
seleksi bahan pustaka. Namun dalam otomasi perpustakaan. Kegiatannya
hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang
dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, baik dari hasil kegiatan
verifikasi deskripsi bahan pustaka yang sudah ada maupun yang belum ada
atau akan dipesan. Menurut Muh. Najib (1993), dalam Boss dan Maecum,
menyatakan bahwa sistem pengadaan bahan pustaka dengan menggunakan
komputer yang ideal meliputi sebagai berikut :
1. Mampu mengetahui bahan-bahan yang sudah ada di perpustakaan sehingga mudah memesan ;
2. Memungkinkan pustakawan dalam memesan tambahan bahan pustaka bila masih di perlukan ;
3. Mampu mengetahui keadaan penjual dan penyalur buku ;
4. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit.
5. Memudahkan Pustakawan memesan langsung ke penjual buku lewat
komputer dan mengatur perincian biayanya ;
6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia di kirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam ;
7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di
database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.
b. Pengolahan
Kegiatan pegolahan yang dimaksud adalah kegiatan rutin/pokok pegolahan
Bahan pustaka yakni, penetapan nomor klasifikasi dan pembuatan deskripsi
data bibiografis bahan pustaka yang lazim disebut katalogisasi.
Fungsi kegiatan klasifikasi bahan pustaka dalam sistem otomasi
perpustakaan adalah untuk menyeragamkan nomor-nomor klas buku yang sudah
ada di dalam pangkalan data (T082). Sedangkan kegiatan katalogisasi
bahan pustaka yang baru diolah dalam pangkalan data, harus terlebih
dahulu dibuatkan deskripsinya baik melalui worksheet manual maupun
langsung pada lembar kerja sistem yang ada di pangkalan data komputer
server. (T020-T999)
c. Sirkulasi
Untuk kegiatan sirkulasi merupakan keluar dan masuknya bahan pustaka atau
dengan kata lain peminjaman, pengembalian , denda, tagihan, dan
pendaftaran anggota perpustakaan secara terintegrasi secara cepat. Di
samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer
dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb :
1) Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpang ;
2) Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak ;
3) Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas-batas pengembaliannya ;
4) Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan ;
5) Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku ;
d. Statistik
Kata statistik mempunyai dua macam pengertian, yakni dalam arti luas dan
dalam arti sempit. Dalam pengertin luas adalah cara-cara ilmiah yang
dipersiapkan untuk mengumpulkan, menyusun, menyajikan, dan menganalisa,
data penyelidikan yang berwujud angka-angka. Dalam pengertian sempit
adalah cara menunjukkan semua kenyataan yang berwujud angka-angka
tertentu suatu kejadian atau gejala tertentu. Lebih jauh statistik
diharapkan dapat menyediakan dasar-dasar yang dapat
dipertanggungjawabkan untuk menarik kesimpulan yang benar dan untuk
mengambil keputusan yang layak. Statistik perpustakaan dalam otomasi
adalah pengetahuan tentang cara mengelola data yang berupa angka-angka,
table, grafik, mengenai berbagai hal yang berhubungan dengan keadaan
terutama kondisi aktivitas pengolahan bahan pustaka dan pelayanan
sirkulasi.
e. Penulusuran Informasi
Penulusuran informasi dengan istilah asing, information retrieval,
search information, seeling information. Paulina Atherton (1986),
mengemukakan bahwa penemuan kembali informasi adalah suatu operasi
dimana butir-butir dipilih dari suatu koleksi, tidak hanya katalog
perpustakaan, tetapi juga indeks atau bibliografi. Proses penumuan
kembali berulang-ulang pada setiap penelusuran informasi. Sementara H.S.
Lasa (1997) dalam kamus istilah perpustakaan, memberikan batasan
penemuan kembali informasi sebagai proses pencarian kembali informasi
yang disimpang suatu perpustakaan.
Penelusuran informasi di dalam sistem jaringan otomasi yang dimaksud
adalah pencarian an penemuan informasi melalui catalog yang terpasang
pada computer serves atau melalui webbrowsher internet.
f. Jaringan Kerjasama Informasi
Kerjasama ini bisa diartikan dengan kerjasama antara dua atau lebih
organisasi (dalam hal ini perpustakaan) untuk mengadakan layanan
perpustakaan bersama untuk keperluan bersama dengan menggunakan falitas
komputer yang ditunjang oleh tersedianya data base bibliografi bahan
pustaka yang dipakai bersama. Jaringan kerjasam informasi yang dimaksud
adalah layanan silang informasi khususnya deskripsi data bibliografi
bahan pustaka yang dimiliki masing-masing perpustakaan baik yang sudah
diolah dalam bentuk CD ROM (Off Line), maupun dalam bentuk Katalog
Online di Internet dengan memiliki metadata format data base yang sama.
VI. Pemilihan dan Pemeliharaan Sistem Otomasi Perpustakaan
Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik, maka perlu
pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik
penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan
dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem
pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang
akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Statemen ini bertujuan agar
di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang
diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan
peningkatan produktifitas kerja.
M.B. Line, dalam laporannya kepada British Menyatakan bahwa penerapan otomasi perpustakaan mempunyai dua tujuan utama yaitu :
1) Untuk pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang lebih murah
2) Untuk mendapatkan keuntungan (kelebihan) yang lebih besar.
Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah :
1. Efektif biaya, artinya pengguaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual ;
2. Nyaman, artinya mudah diperoleh ;
3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit ;
4. Penggunaan syistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergensi ;
5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai ;
6. Cara mengguanakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh
informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari
prosedur yang digunakan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1991).
a. Harga Murah
Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh
Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun
tidak mengabaikan kwalitas perangkat yang akan diadakan dengan standar
built up.
b. User Friendly
Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan
di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam
mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing
menggunakannya.
c. Instans dan terientegrity
Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalagan
umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasioanal atupun
internasioanal. Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa
menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam
pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang
maksimal.
d. fleksibel
Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di
perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai
tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan
otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras
yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba
waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan
kerjanya dibutuhkan.
e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility)
Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan
dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tampa ada pengaruh yang
sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung.
VII. Penutup
Demikian beberapa uraian makalah ini, kiranya dapat menjadi bahan
informasi di dalam rencana penerapan sistem otomasi perpustakaan, agar
perpustakaan yang dikelola dapat lebih menghasilakan produk informasi
yang lebih cepat, dan tepat serta memiliki akurasi yang tinggi.
Dengan menggunakan komputer beserta peralatan telekomunikasi lainnya,
diharapkan dapat menjadi sarana pertukaran informasi secara cepat,
terpadu, baik melalui jaringan offline maupun jaringan online yang lebih
luas (Internet).